FAQ
Hvornår skal offentligt indkøb i udbud?
Offentlige indkøb er underlagt en række lovmæssige bestemmelser for at sikre, at der opnås den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler. Hvorvidt en offentlig anskaffelse skal i udbud eller ej, afgøres af dens karakter og de såkaldte tærskelværdier (størrelsen af den kontrakt, der indgås om anskaffelsen).
Et vareområde eller en tjenesteydelse, hvis værdi i kontraktperioden overstiger DKK 1.541.715 (svarende til EUR 207.000) er omfattet af EU's udbudsdirektiv. Det betyder med en kontraktperiode på 4 år, at et gennemsnitligt årligt indkøb på godt DKK 385.000 skal i EU-udbud.
Er værdien i kontraktperioden over DKK 500.000 (men under DKK 1.541.715) skal anskaffelsen udbydes efter reglerne om den såkaldte annonceringspligt (Tilbudsloven). Annonceringspligten gælder således indkøb med en værdi, der blot ligger over DKK 125.000 årligt i gennemsnit (med en 4-årig kontrakt).
Indkøb af varer og tjenesteydelser under DKK 500.000 skal ske efter simpel tilbudsindhentning.
Kan en aftale omfatte flere leverandører?
Et udbud kan udmærket omfatte flere separate delaftaler, som kan tilfalde forskellige leverandører. Eksempel: Der udbydes legetøj og legepladsudstyr til kommunens institutioner. Udbuddet er opdelt i tre kontrakter: Indendørs legetøj, der tildeles leverandør A, udendørs mobilt legetøj, der tildeles leverandør B, og fastmonteret legepladsudstyr, der tildeles leverandør C.
Et udbud kan også omfatte parallelle rammeaftaler med flere leverandører, dvs. aftaler, der helt eller delvist supplerer hinanden. Parallelle rammeaftaler indgås f.eks. med henblik på at opnå forsyningssikkerhed og en vis sortimentsbredde. De parallelle rammeaftaler er særligt fordelagtige ved få, større indkøb i aftaleperioden, f.eks. projektindkøb, hvor indkøbene gøres til genstand for fornyet konkurrenceudsættelse gennem et såkaldt miniudbud.
Er ordregiver altid forpligtet til at tildele kontrakt efter en udbudsrunde?
Nej. Ordregiver kan annullere et udbud, hvis der foreligger en saglig grund. Denne kan være manglende konkurrence (kun én tilbudsgiver) eller hvis tilbuddene indebærer en økonomisk byrde, der er for høj i forhold til ordregivers budget.
Hvor kan potentielle tilbudsgivere finde udbuddene?
Der er fri og gratis adgang til at søge i Tenders Electronic Daily (www.ted.europe.eu), der dækker alle EU-udbud. Annonceringspligtige udbud skal offentliggøres på Konkurrence- og forbrugerstyrelsens hjemmeside www.udbud.dk. (Om de to udbudsformer og tærskelværdier, se spørgsmål 1)
Der findes herudover tjenester, der tilbyder specifik udbudsovervågning mod betaling.
Hvornår er et tilbud ukonditionsmæssigt?
Et tilbud er ukonditionsmæssigt, såfremt de minimumskrav, der er opstillet i udbuddet, ikke er opfyldt. Det kan f.eks. gælde manglende indsendelse af krævet dokumentation, mangelfuld udfyldelse af tilbudsliste eller forbehold, der er taget i strid med de krav, der er stillet i udbuddet.
Hvad er forskellen på bilag 2A- og bilag 2B-ydelser?
Forskellen ligger i hvorvidt, ydelseerne skal udbydes. Bilag 2A-ydelser skal udbydes efter reglerne i EU-direktivet. Bilag 2B-ydelser er ikke udbudspligtige; dog vil levering af en ydelse være underlagt EU-traktatens principper, såfremt det vurderes, at den har en (geografisk) grænseoverskridende interesse.
Hvis kontraktværdien af en bilag 2B-ydelse overstiger DKK 1.541.715, skal ordregiver offentliggøre kontraktindgåelsen i Tenders Electronic Daily (www.ted.europe.eu), ligesom reglerne om tekniske specifikationer i EU's udbudsdirektiv skal følges (art. 23).
Uagtet ovenstående har ordregiver altid ret til at konkurrenceudsætte enhver bilag 2B-ydelse, såfremt dette vurderes mest hensigtsmæssigt.
Hvordan tildeles en kontrakt?
Der er 2 måder at tildele en kontrakt efter:
- Laveste pris
- Det økonomisk mest fordelagtige tilbud
Tildelingskriteriet ”laveste pris” er udelukkende baseret på den afgivne pris. Det betyder at så længe udbuddets mindstekrav er opfyldt, så bliver kontrakten tildelt på baggrund af prisen og uelukkende prisen. Det vil samtidig sige, at en tilbudsgiver ikke får flere point for f.eks. et højere serviceniveau end en tilbudsgiver, der blot har opfyldt mindstekravene.
Tildelingskriteret ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” er baseret på en række underkriterier ud over pris, f.eks. være leverings- og servicebetingelser.
Er det muligt for en tilbudsgiver at afgive et alternativt bud til det, udbyder har specificeret?
Ja, hvis tilladelse hertil udtrykkeligt er givet i udbudsbekendtgørelsen. Ellers ikke. Samtidig skal udbyder i udbudsmaterialet nøje angive hvilke mindstekrav, det alternative bud skal opfylde, samt anføre de specifikke krav til dets udformning.
Der er grænser for, hvor "alternative" tilbud, udbyder kan efterspørge og acceptere. Tilbuddene skal nemlig være sammenlignelige, ellers er udbyder forpligtet til at aflyse udbuddet. Et eksempel på et antageligt bud kunne være på edb-udstyr, hvor det alternative bud omfatter handicapvenligt udstyr.
Alternative bud kan kun antages, hvis tildelingskriteriet er ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Mindstekravene skal altid være opfyldt.
Hvilke klageadgange har tilbudsgiver, hvis han mener sig uretmæssigt forbigået?
Såfremt tilbudsgiver ikke finder udbyders begrundelse for tildeling af en kontrakt tilfredsstillende, en begrundelse udbyder er forpligtet til at give, har tilbudsgiver mulighed for at indgive klage til Klagenævnet for Udbud. Klager skal dog have en retlig interesse i at få godtgjort, at udbudsreglerne er overtrådt, eller tilhøre en klageberettiget organisation.
Er udbudsforretningen ikke tilendebragt og kontrakt ikke tildelt, kan tilbudsgiver rette henvendelse til Konkurrencerådet, såfremt han mener udbudsreglerne ikke er fulgt.